Borçka Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi Yayınlandı

            Borçka Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi resmi internet sitesinde yayınlandı.

            İlçemizdeki resmi kurumlarda çalışanları ve kamuda işleri olan halkımız için http://www.borcka.gov.tr sitesinde Borçka Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi http://www.borcka.gov.tr/borcka-kaymakamligi-imza-yetkileri-yonergesi yayınlandı.

            Buna göre yapılan sitedeki açıklamalarda şu bilgilere değinildi.

T.C.

BORÇKA KAYMAKAMLIĞI

 İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

A M A Ç        :

Madde 1–  Bu yönergenin amacı Borçka Kaymakamlığı’na bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş, işletme, müessese ve birimlerde;

  1. Kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek,
  2. Verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak,
  3. Hizmet akışını hızlandırmak,
  4. Kırtasiyeciliği en az düzeye indirmek, hizmetlerin etkinlik ve verimliliğini artırmak,
  5. Kendine yetki devredilenlerin sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirmek, işlerine daha istekli sarılmalarını sağlamak,
  6. Üst düzey yöneticilere zaman kazandırmak, çalışmalarını ilçe yönetiminin daha iyi planlanmasına, örgütlenmesine, koordine edilmesine ve denetlenmesine yöneltmek, temel konularda daha iyi değerlendirme yapabilmelerini sağlamak.
  7. Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak, idareye karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.

K A P S A M :

Madde 2- Bu Yönerge; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum ve kuruluşların; Valilik, Kaymakamlıklar, yargı mercileri, askeri makamlar, özel kuruluşlar ve mesleki kuruluşlarla yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde imza yetkilerini ve bu yetkilerinin tam ve etkili olarak kullanılmasına ilişkin ilke ve usulleri ile sorumlulukları kapsar.

HUKUKİ  D A Y A N A K :

Madde 3- Bu Yönerge;

  1. T.C. Anayasası,
  2. 1 Numaralı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi,
  3. 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,
  4. 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Yüksek Disiplin Kurulu ile İl Yatırım ve Hizmetlerine İlişkin Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun,
  5. 4483 sayılı Devlet Memurları ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun,
  6. 1700 sayılı Dâhiliye Memurları Kanunu,
  7. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
  8. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
  9. 31.07.2009 tarih ve 27305 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik”,
  10. 10.06.2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”,
  11. 08.06.2011 tarihli ve 27958 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği”,
  12. 28.09.2020 tarihli “İçişleri Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesi”,
  13. 12.04.2019 tarih ve 2653 sayılı “Artvin Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi” hükümlerine dayanarak hazırlanmıştır.

T A N I M L A R      :

Madde 4- Bu Yönergede yer alan deyimlerden;

  • Yönerge: Borçka Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini,
  • Kaymakamlık : Borçka Kaymakamlığını,
  • Kaymakam: Borçka Kaymakamını,
  • Makam: Borçka Kaymakamlık Makamını,
  • Yazı İşleri Müdürlüğü : Borçka Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünü,
  • Özel Kalem : Borçka Kaymakamlığı Özel Kalem Bürosunu,
  • Yazı İşleri Müdürü :Borçka Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,
  • Birim : Kuruluş kanunlarına göre Bakanlık, Müstakil Genel Müdürlük ve Başkanlıkların ilçe sınırlarındaki teşkilatları ile alt hizmet birimlerini,
  • Birim Amiri : İlçe İdare Şube Başkanı : Bakanlıkların, Genel Müdürlüklerin ve Diğer Kuruluşların ilçe düzeyindeki birinci derecede yetkili amirlerini,
  • Birim Yetkilisi : Bakanlıklar, Müstakil Genel Müdürlükler ve Başkanlık İlçe Teşkilatının başında birinci derece yetkili ve sorumlu (Komutan, İlçe İdare Şube Başkanı, İlçe Müdürü, İlçe Müftüsü, Mal Müdürü vd.) amirlerini, İlçe Yazı İşleri Müdürünü,
  • S.Y.D.V. : Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfını,
  • İlçe Personeli : Bakanlık, Müstakil Genel Müdürlüklerin ve Başkanlık ilçe merkez teşkilatlarında çalışan amir ve memurlarını ifade eder.

Y E T K İ L İ L E R :

Madde 5– Bu Yönerge ile imzaya yetkili kılınan makam ve görevler aşağıda gösterilmiştir:

  1. Kaymakam,
  2. Yazı İşleri Müdürü,
  3. Birim Amirleri – İlçe İdare Şube Başkanı.

İKİNCİ BÖLÜM

İ L K E L E R, SORUMLULUKLAR  V E  UYGULAMA ESASLARI :

İLKELER :

Madde 6- Bu Yönergedeki yetkiler aşağıdaki ilkeler çerçevesinde yerine getirilecektir:

  1. İmza yetkilerinin, sorumluluk anlayışı içerisinde dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır. İmza yetkisi devredilen her kademedeki görevliler sorumluluğu derecesinde, bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatıcı bilgi sahibi olacaklardır. Kaymakam ilçe teşkilatlarının tümüyle, Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri kendi birimleri ile ilgili olarak “bilme hakkını” kullanır. Bu amaçla her birim amiri imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
  2. Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz. Yetki devrinin yasal olarak mümkün olmadığı veya yasaların bizzat ilgili amirin imzalamasını emrettiği yazı ve onaylarda imza yetkisi devri yapılamaz. Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Kaymakamın onayı olmadıkça başkasına devredemez.
  3. Kaymakam tarafından bu Yönerge ile devredilen imza yetkileri kullanılırken, imza yetkilisinin adının altına “KAYMAKAM ADINA” (Kaymakam a.) ibaresi yazılır. Ancak imzaya yetkili kılınan Birim Amirleri tarafından alt kademelere devredilen imza yetkileri kullanılırken Kaymakam a. ibaresi yazılmaz.
  4. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerekli gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. Kaymakam gerekli gördüğünde yetki devri konusu imza ve onayları yazılı bildirmek suretiyle uhdesine alabilir veya başka amire devredebilir.
  5. Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, atama onayları, yer değiştirme, işten el çektirme, insan hakları ile ilgili yazılar gibi önem arz eden işlemler Birim Amirlerince bizzat Kaymakamın imzasına sunulur.
  6. Birim Amirleri imzaladıkları yazılarda, üst makamların bilmesi gereken hususlar ve ortaya çıkan önemli konular hakkında gecikmeden konunun önemine göre Kaymakama zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
  7. Bilgi vermeyi gerektiren yazılarda Kaymakamın imzalayacağı yazılar Özel Kaleme imza kartonu içerisinde teslim edilir ve imzalandıktan sonra aynı yerden geri alınır.
  8. Bakanlıklarca ya da Valilikçe Kaymakamlığımızdan görüş istenilmesinde Birim Amirleri öncelikle Kaymakam ile görüşecek mutabakata vardıktan sonra cevap yazılacaktır.
  9. Kaymakamın izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevde bulunmadığı hallerde önem arz eden hususlar ve üst makamlar tarafından yazılmış takibi gereken yazılar için göreve dönüşünde ilgili Birim Amiri ve/veya Yazı İşleri Müdürü Kaymakama mutlaka bilgi verir.
  10. Bütün yazışmalar 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak hazırlanır. Bu esaslara uymayan yazılar kendilerine yetki devredilen kişilerce imzalanmayarak birime iade edilir.
  11. Birim Amirleri birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludur. Yazılar yazıyı hazırlayandan başlayarak imza makamına kadar bütün kademelerin parafları alınarak hazırlanır. Yazılar, mutlaka ekleri ve varsa evveliyatı ile birlikte, onaylarda da mutlaka alınacak onayın hukuki dayanağı açıkça yazılarak imzaya sunulacaktır. Atama ve görevlendirme onaylarında gerekçe mutlaka onay yazısının metin bölümünde açıklanacaktır.
  12. Onaylar yasal dayanaklı olarak oluşturulur. Yasal dayanağı olmayan hiçbir onay hazırlanamaz.  (Hazırlanan Onaylarda “……Kanunun ……maddesi  ve ……..Yönetmeliğin ……maddesi” gibi açıkça belirtilmelidir.) Buna uygun olmayan yazılar ilgililerce paraflanmayacak ve imzalanmayacaktır.
  13. Ekler, “EKLER” başlığı altında numaralı olarak sıralanır ve her bir Ek için sayfa sayısı belirtilir.
  14. İşlemlerin zamanında yapılması, tekit ve tenkitlere meydan verilmemesi esastır.
  15. İmza yetkisinin kullanılmasında hitap edilen makamların seviyesi ile konunun kapsam ve önemi göz önünde tutulur.
  16. Yazıların ait olduğu birimlerde hazırlanması, yazılması ve yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğünde de hazırlanabilir. Bu durumda hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birime gönderilir.
  17. Yetkilinin bulunmadığı veya izinli bulunduğu hallerde vekâlet verilen resmi yetkili imza yetkisini kullanır. Sonrasında esas yetkili ve sorumluya bilgi verilir.
  18. Kaymakamlık Makamı, vatandaşların ve kamu çalışanlarının her türlü dilek ve şikâyetlerine daima açıktır.
  19. Dilekçeler prensip olarak Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak Yazı İşleri Müdürü, ihbar ve şikâyet içermeyen hususlar ile mükteza belirtmeyen her türlü dilekçelerin havalesine yetkili kılınmıştır.
  20. Vatandaşlarımızın yazılı ve sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler bizzat Kaymakam tarafından kabul edilir, havalesi yapılır, yasal gereği yerine getirilerek cevapları Kaymakam imzası ile verilir.
  21. Havale evrakında veya yazıda “Görüşelim” notu yazılan yazıların gereği, ilgili görevliler tarafından en kısa zamanda (gerekli ön bilgi ve belgelerle birlikte) Kaymakamla görüşülerek yapılır.
  22. Kamu personelinin görev veya görev yeri değişiklik talepleri ile genel idare teşkilatının herhangi bir kademesinde geçici veya sürekli işçi, memur veya sözleşmeli olarak çalışma istemleri içeren dilekçeler doğrudan Kaymakamlık Makamına sunulur. Kaymakam tarafından havalesi yapılır ve cevabı Kaymakam imzası ile verilir.
  23. Dilekçelere yasal süre içinde gereği yapılır ve cevapları verilir. Kaymakamın havalesine tabi dilekçeler havale edilen kurum tarafından gereği yapılarak Kaymakam imzasıyla cevaplandırılır. Gereği yasal süre içinde yerine getirilemeyen dilekçeler ile ilgili olarak da her otuz gün içinde süreç ( hangi işlemin yapıldığı ve yapılan işlemin hangi aşamada olduğu) hakkında ilgili kişi ve makamlara yazı ile bilgi verilir.
  24. Birim Amirleri Kaymakamlık havalesinden geçmeden her nasılsa doğrudan kendilerine intikal eden ve kurumlarında çalışan personelleri ile ilgili her türlü yazılı ve sözlü şikâyetleri mümkün olan en kısa zamanda Kaymakamlık Makamına yönlendirip, acil hallerde gereğini yaptıktan sonra derhal bilgi verip alacakları talimat doğrultusunda hareket etmekle yükümlüdür.
  25. Kaymakam başkanlığında yapılması gereken İlçe İdare Kurulu, Umumi Hıfzısıhha Meclisi, İnsan Hakları Kurulu, Soysal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı (S.Y.D.V) vb. toplantıların gündemi toplantıdan önce ilgili Birimin Amiri tarafından Makama sunulur.
  26. Basında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler ilgili Birim Amiri tarafından herhangi bir emir beklemeksizin günlük olarak doğrudan doğruya dikkatle incelenir ve sonuç değerlendirmeleri ile birlikte en kısa zamanda Kaymakama sunulur.
  27. Kaymakam tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın veya yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve/veya demeç verilemez.
  28. Yetki devredilen birim amiri kendi tasarrufuyla bu yetkiyi devredemez. Kaymakamın onayını alma durumu asıldır.
  29. İlçelerde kuruluşu bulunmayan Bakanlık veya tüzel kişiliği haiz Müdürlüklerin iş ve işlemlerini, Bakanlık veya tüzel kişiliği haiz müdürlüklerin görevlerine en yakın görevi yerine getiren birim üstlenir.
  30. Birim Amirleri gerek kendileri adına gerekse Kaymakam adına attıkları imzalardan yine birimlerinden çıkan bütün yazı ve işlemlerden bizzat sorumludurlar.
  31. Bu Yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.
  32. Mesai saatlerine uyum yalnızca memurlar açısından yerine getirilmesi gereken zorunluluk değil aynı zamanda kamunun zaman kaynağının israf edilmeden kullanılmasının bir aracıdır. Bu sebeple mesai saatlerine amir-memur ayrımı olmaksızın bütün kamu görevlileri riayet edecekler ve mesaiye devam konusu sıralı amirler tarafından bizzat takip edilip mesai takip çizelgeleri özenle tutulacaktır.
  33. Kamu kurum ve kuruluşları Vatandaşımızla ilişkilerinde yüksek nezaket ve görgü kuralları çerçevesinde güler yüzle hareket ederler. Vatandaş memnuniyeti hususunda personelin tavır ve davranışlarından birim amirleri sorumludur.
  34. Kamu kurum ve kuruluşlarında görevli personeller, resmi sıfatlarının gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını, hizmet içindeki ve dışındaki davranışları ile gösterirler.
  35. Vatandaşlarımızın dilek ve isteklerinin ilgili birim personelince değerlendirilip sonuçlandırılması esastır. Mümkün olamaması halinde birim amirine başvurulacak, konunun çözümü burada da sağlanamadığı takdirde durum Makama intikal ettirilecektir.
  36. Kamu kurum ve kuruluşlarınca “Hukukun Üstünlüğü” ilkesi tam olarak benimsenecek ve hukuk kuralları tarafsız, tavizsiz ve eşit bir biçimde uygulanacaktır. Adalet duygusu idarenin bütün eylem ve işlemlerinde temel alınması gereken en önemli değer olarak kabul edilip yönetimde adil olunması sağlanacaktır.
  37. Ulusal Bayram ve Resmi Törenlerde 05/05/2012 tarih ve 28283 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Ulusal ve Resmi Bayramlar ile Mahalli Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihi Günlerde Yapılacak Tören ve Kutlamalar Yönetmeliği” hükümlerine mutlak surette eksiksiz olarak uyulur ve birim amirleri gerekli dikkat ve özeni gösterir.
  38. “Türk Bayrağı Kanunu” ve “Türk Bayrağı Tüzüğü” hükümlerine uygun olarak Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel sektöre ait tesislere çekilen, makamda, masa üstlerinde ve Atatürk köşelerinde bulunan Türk Bayraklarının standardını ve özelliğini yitirmesi, eskimesi, solması, yırtılması halinde hiçbir uyarıya gerek kalmaksızın derhal yenisi ile değiştirilmesi sağlanır; eskimiş, solmuş, yırtılmış ve kullanılamayacak duruma gelmiş olan Türk Bayrakları Kaymakamlığımıza teslim edilir.
  39. Kamu Kurum ve Kuruluşlarının temizlik ve bakım – onarım hizmetlerine gereken önem verilip çalışma bürolarının, koridor ve merdivenlerin, tuvalet, bahçe ve yakın çevrenin temiz tutulmasına azami gayret gösterilir.
  40. Kamu Kurum ve Kuruluşlarının birim amirleri kendilerine bağlı birimleri bizzat denetleyecek ve sonuçları bir rapora bağlayacaktır. Özellikle akçeli iş ve işlemlerde “Türk Ceza Kanunu” 251. Maddesinde düzenlenmiş “Denetim Görevinin İhmali” başlığı çerçevesinde gereken hassasiyet azami ölçüde gösterilecektir.
  41. İlçe dışına araçla çıkışlarda Birim Amirleri, araç ve görevli personel için araç görevlendirme onayı alır.
  42. İzni makama tabi olmayan kurum amirleri de ilçe dışına çıkışlarında Makama bilgi verir.
  43. Kurumların kullanımında bulunan her bir aracın ayrı ayrı işlenmek üzere, aylık dönem bazlı Km. bilgilerini ve yakıt sarfiyatlarını içeren detaylı çizelge hazırlanarak dosyalarında muhafaza edilir.
  44. Personelce hastalık raporu alımlarında hastalık raporları hastalık iznine çevrilir.
  45. Mevzuatta gösterilmiş usûl ve esaslara uyulmaksızın alınan hastalık raporlarına dayanılarak hastalık izni verilemez. Hastalık raporlarının ilgili yönetmelik ile tespit edilen usûl ve esaslara uygun olmaması hâlinde bu durum personele yazılı olarak bildirilir. Bu bildirim üzerine personel, bildirimin yapıldığı günü takip eden gün göreve gelmekle yükümlüdür.

Bildirim yapıldığı hâlde görevlerine başlamayan personeller izinsiz ve özürsüz olarak görevlerini terk etmiş sayılarak haklarında 657 sayılı Kanun ve özel kanunların ilgili hükümleri uyarınca işlem yapılır.

  1. Yargıya intikal etmiş veya yargının görev alanına giren konularda yazılı veya sözlü açıklama yapılamaz. Kurumlar yargı mercilerinin kararlarının uygulanmasını geciktiremezler. Her Birim Amiri yargı kararlarını geciktirmeden uygulamaktan bizzat sorumludur.
  2. Birim Amirleri personel, bina ve belge güvenliğini sağlamakla ilgili gereken tedbirleri alır.
  3. Kaymakamlık adına yada Birim Amirlerince hazırlanacak kutlama, anma, konferans, panel, piyes, temel atma, açılış vs. gibi toplantı ve faaliyet icra edecek olan kurum ve kuruluşların amirlerince en az bir hafta önceden Kaymakama bilgi verilir.
  4. Bakanlıklardan ve Valilikten gelen bütün genelgeler mutlaka Kaymakamlık Makamına arz edilir. Ayrıca Kaymakamlığımızca yayımlanan 2018/1 no’lu Kaymakamlık Genelgesinde belirtilen tüm hususlar Birim Amirlerince titizlikle yerine getirilir. Genelgeler gereğinin yerine getirilmesinde ve izlenmesinde Birim Amirleri bizzat sorumludur.
  5. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 102 ila 108. maddelerinde memurların, 4857 Sayılı İş Kanununun 53. madde ve devamında işçilerin kullanacağı izinler yer almaktadır. 657 ve 4857 sayılı Kanunlarda yazılı olan gerekçeli hükümler dışında birim amiri ve ilçe personeli izin talebinde bulunamaz.

(Örnek: Halamın torunun düğünü gibi sebep mazeret izni kapsamında yer almıyor. ) 

  1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 15. maddesi uyarınca Kamu Hizmetleri hakkında basına, haber ajanslarına veya radyo ve televizyon kurumlarına bilgi ve demeç verme yetkisi Bakana, illerde Valiye veya yetkili kılacakları görevliye aittir. Basına verilecek rutin ve istatistiki bilgiler, ilgili birimce hazırlanıp “basın bülteni” haline getirildikten sonra Kaymakamlığa teslim edilir. Gereği Kaymakamlıkça yerine getirilir.
  2. Basında çıkan ihbar, şikayet ve dilekçeler, herhangi bir emir beklemeksizin ilgili birim amirince doğrudan yada Makamın direktifi olarak dikkatlice incelendikten sonra, değerlendirmeyi de içeren sonucu en kısa zamanda birim amiri imzası ile Kaymakamlık Makamına bildirilir. Konu ile ilgili basına cevap verip vermeme hususundaki takdir Kaymakamlık Makamına aittir. Vali tarafından özel yetki verilmeksizin hiçbir personel tarafından basın ve yayın organlarına herhangi bir şekilde bilgi ve demeç verilmez.
  3. Kendisine yetki devredilen kişi, yetkileri zamanında, tam, eksiksiz ve doğru olarak kullanmaktan sorumludur. Bu yetkiyi Kaymakamlık Makamının onayı olmadıkça bir başkasına devredemez. Ancak; kendilerine verilen yetkilerden uygun gördüklerini Kaymakamlık Makamı onayı ile astlarına devredebilir. Bu durumda, onayın bir örneği ilçe Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir. Aynı konuda birden fazla kişiye yetki verilmez. Alt kademelere devredilen yetkiler aynı usulle geri alınabilir. Yetki devredilince o konuda karar, icra ve imza yetkisi devredilmiş olur.  Ancak yetki devreden yöneticinin sorumluluğu ortadan kalkmaz.
  4. Bu Yönerge kapsamında Birim Amirleri kendi aralarında emir, direktif ve sorumluluk niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.
  5. Birim Amirleri bu yönergede verilen yetkiler dışında Valilik, ilçe Kaymakamlıkları ve Kamu Kurum ve Kuruluşları ile doğrudan yazışma yapamazlar.
  6. İdari faaliyetlerin mevzuata ve yönergeye uygunluğunu sağlamak amacıyla gerektiğinde Kaymakam tarafından dairelerde denetimler yapılır.
  7. Herhangi bir imza yetkisi devrinin yeniden düzenlenmesi ancak bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkün olup, Birim Amirleri talep ettikleri yetkileri Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü’ne yazarlar. Yönergede değişiklik yapılmadıkça talepler uygulanmaz.
  8. Bu Yönerge bütün memurlara imza karşılığında okutulur ve Yönergenin bir örneği her birimde her zaman başvurmaya hazır şekilde bulundurulur.

SORUMLULUKLAR :

Madde 7-

  1.   Birim Amirleri,  birimlerinden çıkan yazılardan, yapılan iş ve işlemlerden Kaymakama karşı sorumludurlar.
  2. Bu Yönerge ile verilen görev ve yetkilerin tam ve doğru bir şekilde kullanılmasından ve uygulanmanın Yönerge esaslarına göre hareket edildiğinin denetiminden ilgili Birim Amirleri,  kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından ise her kademedeki ilgili görevliler sorumludur.
  3.   Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların korunmasından her kademedeki amirler ve memurlar sorumludur.
  4. Tekit yazıları idarenin sağlıksız işleyişin bir göstergesidir.  Tekit ve tenkitlerde ilgili memur ve amirler müteselsilen ve müştereken sorumludur. Tekide meydan verilmemesi için Birim Amirleri ve personel müştereken sorumlu tutulur.
  5.   Kaymakam tarafından Birim Amirlerine verilen sözlü emir ve talimatlar gecikmeksizin yerine getirilir ve konu hakkında Birim Amiri tarafından en kısa sürede Kaymakam’a bilgi verilir.
  6.   Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludur.
  7.    Birim Amirleri kendi izinleri, vekâlet ve görevlendirme onayları ile bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektirir yazıları bizzat kendileri Kaymakamın imzasını sunarlar. Diğer yazılar ise Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü evrak bürosuna teslim edilir.
  8. İşlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan önemli konular hakkında gecikmeden Kaymakam’a bilgi verilecektir.
  9.   Adli ve İdari Yargı mercilerine verilecek savunmaların, gönderilecek belgelerin, mahkemelerce talep edilen bütün hususların zamanında yerine getirilmemesinden ve adli, idari mahkeme kararlarının yasal süresi içerisinde yerine getirilmemesinden ilgili birimin en üst amiri sorumlu olacaktır.

                VATANDAŞLARIMIZIN DİLEK VE ŞİKÂYETLERİ İLE İLGİLİ BAŞVURULARINDA                                                                UYGULANACAK USUL VE ESASLAR

Madde 8- Vatandaşlarımız Anayasamızın 74. maddesi başta olmak üzere, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca kendileri veya kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında yetkili makamlara başvurma hakkına sahip bulunmaktadır. Bu nedenle vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikâyetlerine Kaymakamlık Makamı daima açıktır. Başvurularla ilgili olarak Kaymakamlığımızca aşağıdaki usul ve esaslar uygulanır:

  1.   Elden takip edilen dilekçeler Kaymakamın Makamda olmaması durumunda gerektiğinde ilçe Yazı İşleri Müdürü tarafından paraflanarak ilgili birime havale edilecektir. Kaymakam Makama geldiğinde ilçe Yazı İşleri Müdürü bu konuda derhal Kaymakama bilgi sunacaktır.  Dilekçelerin altına ancak Kaymakam tarafından özel direktif yazılabilecektir.
  2.   Bütün Birim Amirleri kendilerine havale edilmiş başvuruları inceleyerek, eğer istenilen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise bunun sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidir. Bunlar dışındaki sonuçlara ya da şikâyet ve soruşturma işlemlerine ilişkin cevaplar bizzat Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
  3.   Birimine havale edilmiş başvuru dilekçesi, gelen Birim Amiri tarafından konunun incelenmesini ve çözümün kendi yetkisi dışında olduğunu görürse, Kaymakam’a sunacak ve Kaymakam tarafından verilen direktife göre gereğini yapacaktır.
  4.   Kaymakamlığa posta yoluyla gönderilen veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca getirilen yazılı başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından kaydı yapılıp ilgili birimin adı dilekçe üzerine yazılacak, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce havale edilmek suretiyle dilekçenin ilgili daireye gitmesi sağlanacak ve akıbeti takip edilecektir. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak sonuç hakkında dilekçe sahibine ve Kaymakamlığa (Yazı İşleri Müdürlüğü) yukarıda yazılı esaslar dairesinde yazılı olarak cevap verilecektir.
  5.   Bütün Birim Amirleri kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenilen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı Yasa’da belirtilen usule uygun yazılı olarak bildirmeye yetkilidir. Bunların dışındaki işlemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
  6.   Bütün dilekçelere yasal süresi içerisinde yazılı olarak cevap verilecektir. Vatandaşlarımızın mağduriyet yaşamamaları için Birim Amir ve memurların mevzuattan uzak görüş ve düşüncelerini bildirmemesi gerekir. Bu konuda herhangi bir aksaklık olması halinde Birim Amirleri sorumlu olacaktır.

                                YAZILARIN İMZA İÇİN KAYMAKAMLIK MAKAMINA

SUNULMASINDA USÜL

       Madde 9– Yazıların imza için Kaymakamlık Makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur:

  1. Bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazılar bizzat birim amirleri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar ilçe Yazı İşleri Müdürlüğüne (Özel Kalem Bürosu) teslim edilir. İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü gelen yazıları imza öncesi inceler.
  2.  Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.
  3. Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından takip edilir. Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgisi olmayan kişiler tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılmaz. Evrak teslim almaya yetkili personel kurumları tarafından Kaymakamlık ilçe Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilir.
  4. Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, genel güvenlik, genel sağlık, genel ahlak ve insan hakları ile ilgili yazılar bizzat birim amirleri tarafından önceden bilgi verilerek imzaya sunulur.
  5. Şikâyetler, tayin, yer değişikliği, görev değişikliği içeren dilekçeler, asaleten ya da vekâleten her türlü görevlendirme ve atama talepleri bizzat Kaymakamlık Makamına müracaatla yapılır. Kaymakam tarafından havale işlemi yapılır. Bu tür talepler kurumlara gelmiş olsa dahi kurum amirleri bu tür yazıları Kaymakamlığa yönlendirir ve Kaymakam tarafından havale edilmesini sağlarlar.
  6. İmzalanmak üzere e-imza veya ıslak imza şeklinde Kaymakam’a sunulan yazılar üzerinde Kaymakam tarafından düzeltme yapılarak veya not yazılarak geri gönderilen yazılar geciktirilmeden gereği yapılarak Makama arz edilir.

                                                     ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İ M Z A VE ONAY Y E T K İ L E R İ

A-  KAYMAKAM TARAFINDAN BİZZAT AÇILACAK VE HAVALE EDİLECEK YAZILAR :

Madde 10-  Kaymakamlığa gelen evraklar, ilçe Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Şefliğince görev bölümüne göre ayrılarak havaleye hazırlanacaktır. “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel” yazılar ve “…isme…”  yazılarla şifreler bizzat Kaymakam tarafından açılır, havale işlemleri Kaymakam tarafından yapılır.

B- KAYMAKAM TARAFINDAN BİZZAT HAVALE EDİLECEK YAZILAR:

Madde 11- Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır:

  1. Cumhurbaşkanlığı ve Cumhurbaşkanlığına bağlı kuruluşlardan, TBMM Başkanlığı ve TBMM’nin Birim ve Komisyonlarından, Bakanlıklar ile müstakil Genel Müdürlüklerden, Valiliklerden ve Kaymakamlıklardan gelen bütün yazılar.
  2. Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeler ile yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler.
  3. Her türlü atamayı, yer değişikliğini, görev değişikliğini ve görevlendirme taleplerini içeren dilekçeler.
  4. Birim Amirlerinin, Müdür Yardımcılarının, Şube Müdürlerinin, Başhekim, Başhekim Yardımcısı, Halk Eğitim Merkezi Müdürü, Okul Müdürleri gibi müstakil kurumların 1. ve 2. derece yöneticilerinin atama emirleri.
  5. Asayiş ve güvenlik ile ilgili önem arz eden yazılar.
  6. Yargı organlarından gelen yazılar.
  7. Askeri makamlardan gelen yazılar.

C- KAYMAKAM TARAFINDAN BİZZAT İMZALANACAK YAZILAR:

Madde 12- Kaymakam tarafından bizzat imzalanacak yazılar şunlardır:

  1. Valilik Makamına veya diğer Valilik ve Kaymakamlıklar, Genel Müdürlükler ile Bölge Kuruluşlarına, Bakanlıkların Bağlı Kuruluşlarına ve (acil hallerde) doğrudan Bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar.
  2. Prensip, yetki, uygulama, yöntem ve sorumlulukları değiştiren yazılar.
  3. Birimlere gönderilecek direktifler, tamimler ve genelgeler.
  4. Birim Amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar.
  5. 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ile ilgili her türlü yazılar.
  6. 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı Kanuna göre verilen “ Müdahalenin Men’i”, “ Talebin Reddi” kararları ve yazıları.
  7. Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme, inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar.
  8. Askeri makamlarla yapılan her türlü yazışmalar.
  9. Hizmetlerin anlatılmasına yönelik dahi olsa basına verilecek her türlü bilgi, yazı ve düzeltme metinleri.
  10. İdare Şube Başkanları ve Yardımcısı durumunda olanlar ile Başhekim, Halk Eğitim Merkezi Müdürü, Okul Müdürleri ve bunların Yardımcıları gibi müstakil müesseselerden sorumlu olan idarecilerin yıllık, yasal ve mazeret izinleri dahil olmak üzere göreve başlama ve görevden ayrılma yazıları.
  11. Vatandaşlarımızın yazılı dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar.
  12. Umuma açık yerlerde verilecek ruhsatların ön işlemlerinin hazırlanması aşamasında Belediyelere, kolluk güçlerine ve Özel İdareye yazılacak yazılar.
  13. Denetim sonucunda bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması maksadıyla gönderilen tüm yazılar.
  14. Her nevi Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar.
  15. Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar.
  16. Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları.
  17. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar.
  18. Kişiye özel, gizli, çok gizli ve diğer gizlilik dereceli yazılar.
  19. Sivil Savunma ile ilgili yazılar.
  20. Görevlendirme yazıları.
  21. Her türlü inceleme, ön inceleme ve disiplin soruşturması açılması ve bunların işleme konulması ile ilgili konular.
  22. Komisyon kararları.
  23. İlçe sınırları dışına araç görevlendirmeleri.
  24. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar.
  25. Bir kuruma ait iken başka kurumun faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet, araç vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar.
  26. İl Özel İdaresine ait ve ilçede görevli tüm araç, gereç ve personellerin, acil durumlar ve grup çalışmaları dışındaki görevlendirmeleri ve yazışmaları.
  27. Yurt dışı bakım belgeleri.
  28. Köy ve mahalle muhtarlarının silah temini maksadıyla aldığı belgeler.
  29. Olağanüstü Hal Kanunu kapsamında yapılan iş ve işlemlerle ilgili tüm yazılar.
  30. Birim Amirlerine ve diğer kamu personeline Başarı Belgesi, Üstün Başarı Belgesi ve Disiplin Cezası verilmesine ilişkin teklifler, onaylar, kararlar ve yazılar.
  31. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazılar ve onaylar.
  32. Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar.

Ç – KAYMAKAM TARAFINDAN BİZZAT ONAYLANACAK YAZILAR:

Madde 13- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır:

  1. Mevzuata göre bizzat onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar.
  2. Muhtemel olayları önleme ve müdahale planlarına, toplantı ve gösteri yürüyüşü yapılacak yerlerin tespit ve ilanına, kamulaştırma yasası gereği “ Kamu Yararı” varlığına, hükümet komiseri atanmasına, Umumi Hıfzısıhha Yasası gereğince yapılacak uygulamalara vb. işlemlere ilişkin onaylar.
  3. İlçe İdare Şube Başkanları ve Yardımcısı durumunda olanlar ile Başhekim, Halk Eğitim Merkezi Müdürü, Okul Müdürleri ve bunların yardımcıları gibi müstakil müesseselerden sorumlu olan 1. ve 2. derece idarecilerin senelik, mazeret ve hastalık izinlerine ait onaylar ile sağlık izinlerini çalıştıkları mahal dışında geçirmeleri onayları.
  4. Memurların atama, yer değiştirme, görev yerlerinin belirlenmesi, istifa ve emeklilik işlemlerine ait onaylar.
  5. İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar.
  6. Birimlere ait yıllık izin planlarının onayları.
  7. Memurlar hakkında soruşturma, el çektirme, göreve iade kararları.
  8. 4483 sayılı Yasa hükümleri ve/veya disiplin hükümlerine göre inceleme, soruşturma açma ve muhakkik (ön incelemeci) görevlendirilmesine ilişkin her türlü onaylar.
  9. 5302 sayılı İl Özel İdare Kanununa, 2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyetleri Kanununa ve 2803 sayılı Jandarma Teşkilat, Görev ve Yetkileri Kanunu vb. ilgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları.
  10. Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili olaylar.
  11. Noter senedine bağlanması gerekli alım, satım, ihale işleri ile mukavele onayları.
  12. Birim amirlerinin yıllık, mazeret, sağlık ve refakat izin onayları.
  13. 3091 Sayılı Yasa uygulaması ile ilgili tüm onaylar.
  14. Köy bütçelerinin tasdik edilmesi.
  15. Her türlü vekâlet onayları.
  16. Memurların mazeret ve 5 günden fazla yıllık izin onayları.
  17. İlçe dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formları.
  18. Personelin geçici veya sürekli görev veya görev değişiklikleri.
  19. Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzakereleri ile satın alma komisyonu kararlarının onayları.
  20. Köy ve mahalle muhtarlarının izin ve istek onayları.
  21. Mevzuatta öngörülen idari para cezaları.
  22. Yurt dışında çalışan vatandaşların bakım belgelerinin tasdik-i.
  23. Apostil işlemleri.
  24. Her türlü ihale ve ödeme emirleri onayları.
  25. Lokallerin açılması, faaliyetlerine ara verilmesi veya kapatılması onayları.
  26. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemleri yapmak.

D- VALİLİK TARAFINDAN KAYMAKAMLARA DEVREDİLEN YETKİLER:

Madde 14-

  1. 5442 sayılı kanun gereği tevdi edilen görevler.
  2. İlçe içerisindeki vekaleten görevlendirme onayları ile geçici görevlendirme veya tedviren görevlendirme onayları,
  3. İl içi Kaymakamlıklar arası ve İl dışı her türlü araç ile personel görevlendirmesi onayları,
  4. İlçelerde her derecedeki okul yöneticisi ve öğretmenlerin ders ücretlerine ilişkin onaylar ile ücretli veya ek ders karşılığı görevlendirme onayları
  5. İlçe Köylere Hizmet Götürme Birliklerinin KÖYDES faaliyetleri ile ilgili basın yayın kuruluşlarına bilgi verilmesi,
  6.  İlköğretim okullarına açıktan Vekil Öğretmen ataması, Köy ilköğretim Okullarına  vekaleten müdür ataması, ilköğretim Okul Müdür Yardımcılığı onayları ile birleştirilmiş sınıflı İlköğretim Okulu “Müdür Yetkili Öğretmen” atama onayları,
  7. Derece terfisine ilişkin onay ve yazıları
  8. İlçedeki Özel Öğretim Kurumlarındaki tüm görevlilere ait atama ve görevden çekilme, çekilmiş sayılma onayları
  9. İlçedeki Kamu Konutlarını yasadışı işgal edenlerle ilgili “Zorla boşaltamaé kararlarına ilişkin onaylar
  10. Her derecedeki kurs açma onayları; okul ve kurs yöneticisi ile eğiticilerin ders ücretlerine ilişkin onaylar
  11. Hizmetin gereği olarak il içi ve İl dışı sosyal, kültürel, sportif müsabakalar ile bayram ve törenler, her türlü sınav, toplantı, panel, seminer, konferans, sergi, yarışma ve hizmet içi eğitim faaliyetlerinde görev yapmak üzere idareci, öğretmen, öğrenci, personel ve taşıt görevlendirilmesi onay ve yazıları,
  12. İlçe birim amirlerinin (bağlı kuruluş, amir, müdürleri dahil) yıllık, mazeret, ücretsiz izin, hastalık izni ve refakat izin onayları ve yerlerine vekaleten görevlendirme onayları, diğer tüm personelin yurtdışı onayları, ücretsiz izin onayları ile mazaret izinleri,
  13. Vali tarafından verilen diğer görevlerin ifası, ilçe Kaymakamları tarafından imzalanır ve yürütülür.

E- İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN HAVALE EDİLECEK VE İMZALANACAK YAZILAR

Madde 15- İlçe Yazı İşleri Müdürü aşağıdaki kurallar çerçevesinde görevlerini yürütür:

  1. Gelen-Giden Evrak Havale İşlemleri:
  1. Kaymakamlığa gelen “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel”, “İsme”,  yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.  
  2. Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı yada şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce kaydı yapılarak ilgili birime yine İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır.
  3. Yeni bir hak ve yükümlülük gerektirmeyen, bir işlemin tamamlanması için yazılan yazıların imza ve havalesi.
  4. Vatandaşların ihbar ve şikâyetleri dışında resmi dairelerden belge isteme, bir işlemin tamamlanmasına havi isteklerini içeren dilekçelerin havalesi.
  5. Rutin türden olup, bir dosyanın veya bir işlemin ikmalini gerçekleştirmek üzere yazılmış, emir ve direktif niteliği taşımayan yazıların imzalanması ve havalesi.
  6. Belli zamanlarda belli bir işlemin bilinmesi için çeşitli kuruluşlara gönderilen evrakın imzalanması ve havalesi.
  7. Posta yoluyla veya elden getirilen evraktan, makamın takdirini, bilgisini ve direktifini gerektirmeyen evrakın havalelerin imzalanması.
  8. Acilen gereği yapılması veya bilgi verilmesi gereken, iş bu yönergede zikredilmeyen (Yasalarda İlçe Kaymakamına doğrudan görev olarak verilmiş görevler dışındaki) evraktan, İlçe Kaymakamı Makamında veya ilçede bulunmadığı veya Makama dönmesinin mümkün olmadığı zamanlarda (gecikmeden Makama bilgi vermek ve gereği emrini almak üzere)  takdimi İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından yapılacak evrakın havalesi. (İlçe Yazı İşleri Müdürü bu konuda Kaymakam’a iletişim yolu ile derhal bilgi sunar.)
  9. Gizlilik derecesi “ HİZMETE ÖZEL”den yüksek olmayan, Makamın bilgi ve takdirini gerektirmeyen yazıların havalesi.
  10. İlçe İdare Kuruluna sunulacak evrakların havalesi.
  11. Apostil tasdik şerhlerinin havalesi.
  1. İmza İşlemleri: Aşağıda belirtilen hususlar içeren yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanır:
  1. 3091 sayılı Yasaya göre verilen dilekçe Kaymakam tarafından havale edildiği ve muhakkik görevlendirme onayı alındıktan sonra memur gündeliklerinin Maliye veznesine yatırılması ve çekilmesi ile ilgili yazışmalar ve kararların ilgililere tebliğ tutanakları Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanır.
  2. İhtiyar Meclisi Üyeleri ve Köy İhtiyar Kurulu Üyeleri, Çiftçi Malları Koruma Başkanlığı Yönetim Kurulu üyelerinin imzalarının tasdikleri.
  3. 4483 sayılı Yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen “Soruşturma İzni Verilmesi” ve “Soruşturma İzni Verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere  (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliğ ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,
  4. Köy muhtarlıklarıyla ilgili rutin yazışmalar, Muhtar ve azaların imza tasdikleri,
  5. İkamet ettiği köyün veya mahallenin muhtarı tarafından tasdiklenmiş olmak kaydıyla, Kredi Yurtlar Kurumuna, Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışmayı Teşvik Fonuna veya Üniversitelere takdim edilmek amacıyla öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik “ Meslek Beyan Belgeleri”.
  6. Muhtarların resmi kurumlara vermek üzere aldıkları belgeler. (silah ruhsatlarını içeren iş ve işlemler hariç)
  7. Mahalle Muhtarlıkları ile ilgili yazışmalar,
  8. Apostil Tasdik Şerhlerinin imzalanması,
  9. Askerlik Şubesi Başkanlılarından gelip İlçe Emniyet Amirliği, İlçe Jandarma Komutanlığı ve Muhtarlıklara yapılacak Askeri evrakın tebliği ile ilgili yazılar.
  10. Kaymakam tarafından verilecek onayların dayanaklarına ilişkin her türlü tamamlayıcı işlemler ve yazışmalar.
  11. Kaymakamlık birimlerindeki personelin başarı belgesi ile taltifine ilişkin Kaymakamlık Makamının onayına sunulacak teklif yazıları ve “Görev Belgesi” düzenleme işlemleri.
  12. İlgili birimlerden istenen veya gönderilen istatistiki bilgilere ait yazılar ve cevapları.
  13. Kaymakam bulunmadığı zamanlarda Kaymakamın bizzat görmesini gerektirmeyen (düğün, nişan ve eğlence dilekçeleri) dilekçeler.
  14. P.T.T.’den alınan postadan Kaymakamlık icraatını etkilemeyecek (Kaymakam tarafından görülmesi gerekli olanlarla özellik taşıyan evrakları hariç) her türlü yazıların havalesi.

F- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI ONAY VE YAZILAR:

Madde 16- Birim Amirlerinin doğrudan kendilerine gelen yazılar ile Kaymakam adına imzalayacağı yazılar:

  1. Birim Amirlerine Doğrudan Gelen Yazılar:
  1. Birim amirleri idari izin, atama, görevlendirme, soruşturma izni, muhakkik görevlendirmesi gibi önemli konuları bizzat kendisi Kaymakam’a sunar.
  2. Birim amirleri bu Yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde, ihbar, şikâyet, atama vb. tüm dilekçeleri, Kaymakam havalesine sunduktan sonra gereğini yasal süresi içinde yapmakla sorumludur.
  3. Birim amirleri üst makamları tarafından gönderilen ve Kaymakamlık aracılığı ile gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal Makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler.
  4. İlçe içinde görev gereği günü birlik taşıt görevlendirme onaylarını birim amirleri verir. Bu durumda doğan sorumluluk Birim Amirine aittir.
  5. Birimlerin kendi aralarında emir ve talimat içermeyen sadece bilgilendirme amaçlı yazıları birim amirleri imzasıyla yapılır. 
  6. Ön incelemeyi gerektiren durumlarda, Birim Amirleri tarafından memurları ile ilgili ön inceleme onayı alınması halinde alınan ön inceleme onayları ve ilgili dilekçenin bir örneği Kaymakamlık Makamına bildirilir.
  7. Kaymakamın emri ve/veya onayı ile yapılan veya Kaymakamın bizzat Başkanı olduğu ancak sekretaryası Yazı İşleri Müdürlüğünce yapılmayan her türlü denetim, toplantı ve uygulamalarla ilgili karar ve/veya tutanaklar bilgi amacıyla Kaymakamlık Makamına sunulur. Bu tür yazılar Kaymakam tarafından havale edilir, Yazı İşleri Müdürlüğünce dosyalanır.
  8. Birimin görev alanına giren dilekçe ve başvuruların kabulü ve havalesi ile sehven kendilerine gelen yazıların iadesi Birim Amirinin imzası ile yapılır.
  1. Birim Amirlerinin “Kaymakam Adına” İmzalayacağı Yazılar:
  1. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen, direktif niteliği taşımayan rutin yazılar ile teknik, istatistik ve hesaplara ilişkin yazılar.
  2. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenmesi, teftiş rapor ve layihalarının izlenmesine dair yazılar.
  3. Mevzuat ve bu yönerge gereği Kaymakam tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar.
  4. Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların ve / veya yetkili kurullar tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü, ilanı, ilgili kişi kurum ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar.
  5. İlçe genel idare teşkilatı kapsamındaki tüm personelin; idari, mazeret ve hastalık izinleri Kaymakam tarafından; birim amirleri dışında kalan tüm personelin yıllık izinleri Birim Amiri tarafından Kaymakam adına imzalanır. İzinler kurumlarımızın işleyişine eksiklik ve aksaklık katmayacak şekilde verilmesine dikkat edilir. İzinler vatandaşlarımızın mağduriyetine sebebiyet vermemelidir. Bu konuda Birim Amirleri gerekli tedbirleri alır. Bu konudaki sorumluluk Birim Amirlerine aittir.
  6. 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanun’ un Haciz varakası başlıklı 64. Maddesinde “Haciz muameleleri, tahsil dairelerince düzenlenen ve alacaklı amme idaresinin, mahalli en büyük memuru veya tevkil edeceği memur tarafından tasdik edilir” denildiğinden haciz varakalarını imza yetkisi ilçe Malmüdürüne devredilmiştir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Y A Z I Ş M A L A R

YAZIŞMALARDA YÖNTEM:

Madde 17- Birimler, yazışmalarında aşağıdaki hususları dikkate alarak yazışma yapacaklardır:

  1. Yazışmalar 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile 08/06/2011 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan “Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği” uyarınca yapılacak, buna uygun olmayan yazılar iade edilecektir.
  2. Bu Yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde Kaymakam adına yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar “Kaymakam a.” ibaresi kullanılarak yetki devredilenin adı ve unvanı ortalanarak yazılmak suretiyle yapılır.

Örnek-1 : Birim Amiri Adı Soyadı                Gönül CAN

                         Kaymakam a.                        Kaymakam a.

                             Unvanı                               Nüfus Müdürü

  1. Yazışmalarda standartlaşmaya özen gösterilecektir.

Örnek -2 : Bir yazıda “Vilayet Makamına “ bir başka yazıda “ İl Makamına” değil her yazıda,

ARTVİN VALİLİĞİNE

(……….Müdürlüğü)

……….………BELEDİYE BAŞKANLIĞINA

BORÇKA İLÇE EMNİYET AMİRLİĞİNE

BORÇKA İLÇE JANDARMA KOMUTANLIĞINA

BORÇKA  İLÇE …………MÜDÜRLÜĞÜNE

şeklinde olacaktır.

Örnek -3: Onaylarda “ OLUR” deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli bir aralık

bırakılacaktır. “OLUR” tarih, (İmza boşluğu), Ad-Soyad ve Unvan alt-alta yazılacaktır.

  “O L U R”                                                   “O L U R”

…./…./2021                                                   …./…./2021

                     (İmza Boşluğu)

                   (İsim ve Soyisim)                                         Ali Osman BULAT

Kaymakam                                                   Kaymakam

şeklinde olacaktır.

Örnek -4: Sonuç ifadeleri;

Metnin bitirilişinde ise:      

a) Alt makama yazılan yazılar “Gereğini/Bilgilerinizi rica ederim”,

b) Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar, “Gereğini/Bilgilerinize arz ederim”,

c) Üst ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Gereğini/Bilgilerinize arz ve rica ederim”, şeklinde olacaktır.

d) Gerçek kişilerin muhatap alındığı yazışmalarda “Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” veya “Bilgilerinize sunulur” ibaresinden biri kullanılacaktır.

  1. Yazıların, Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Ayrıca cümlelerin yüklemleri arasında ses uyumuna dikkat edilecektir. Bu amaçla Birim Amirleri bürolarında Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik bulunduracak, Türk Dil Kurumu internet sitesinden bu alanda yararlanacaktır.
  2. Yazıların zamanında hazırlanmasından ve cevaplandırılmasından birim amiri ile ilgili memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeden gereği yerine getirilir. Günlü ve İvedi yazılar belirtilen gününde, normal yazılar ise işlemi gerektirenler hariç en geç üç (3) gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılır.
  3. Her türlü dilekçenin, “3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 8.maddesi” gereği en geç otuz gün içinde cevabı verilir. Eğer işlemleri devam ediyorsa hangi safhada olduğuna dair yine en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere cevabı yazılır. Bu durumda ayrıca sonuç bildirilir.
  4. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında yapılan başvurulara 15 günlük sürenin bitiminden önce istenilen bilgi-belge veya cevap verilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

SORUMLULUKLAR

UYGULAMA VE SORUMLULUK :

Madde 18- Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, yönergeye uygunluğun sağlanmasından Birim Amirleri; yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur.

Madde 19–  Bu Yönerge tüm memurlara imza karşılığında okutulacak,  dosyasında muhafaza edilecek, Yönergenin bir örneği dökümü alınmış veya bilgisayar ortamında görevlilerin her zaman başvurusuna hazır konumda bulundurulacak, Yönergede gösterilen iş ve işlemlerin eksiksiz uygulanması sağlanacaktır. Yönergeye uygun hareket edilip edilmediğinin kontrolünden tüm Birim Amirleri hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludur.

ALTINCI BÖLÜM

YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR

Madde 20–  Bu Yönergede tadat, tasnif ve tarif edilemeyen hususlar ile tereddüte düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir.

YEDİNCİ BÖLÜM

YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME

Madde 21- Bu Yönerge Kaymakamlık makamınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Madde 22- Bu Yönergede hüküm bulunmayan veya tereddüt edilen durumlarda emsaller dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Ocak 2019 tarihli Artvin Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi ile Kaymakam emrine göre hareket edilir.

Madde 23- Bu Yönerge Kaymakamlığımızın http://www.borcka.gov.tr internet sitemizde yayımlanmıştır.

Madde 24- Bu Yönergenin yürürlüğe giriş tarihinden itibaren; 01.12.2014 tarihli Borçka Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi ile çeşitli kurumlarca muhtelif tarihlerde Borçka Kaymakamlığı’ndan alınmış olan imza yetkilerinin devrine dair tüm onaylar yürürlükten kaldırılmıştır.

Madde 25- Bu Yönerge 04/01/2021 tarihinden itibaren yürürlüğe girer. Bu yönerge hükümlerini Borçka Kaymakamı yürütür.

                                                                                                          Ali Osman BULAT

            Borçka Kaymakamı

Haberi Derleyen: Bülent Atasert